Avez-vous le sentiment de ne rien pouvoir accomplir, d’être toujours en retard et l’impression qu’il n’y a pas assez d’heures dans une journée pour tout faire ? Le diagnostic est assez simple : vous avez du mal à gérer votre temps.
Rassurez-vous, cela se soigne très bien ! Voici quelques recettes testées et approuvées.
1. Tenez un agenda…
Si vous ne tenez pas d’agenda, alors il faut commencer à en tenir un. Il vous permet de ne pas oublier les choses que vous avez à faire. Quelques fois, il est difficile de se mettre à tenir un agenda alors qu’on ne l’a jamais fait et on compte seulement sur notre mémoire pour tout faire… Mais puisque vous avez du mal à gérer votre temps, cela montre bien que votre mémoire ne suffit pas… Beaucoup de gens pensent qu’un agenda est seulement un support prévisionnel et qu’il sert donc à organiser… le futur.
C’est faux. L’agenda a aussi une valeur historique qui sert à comprendre ce qui s’est passé, à tirer les enseignements sur son propre mode de fonctionnement et ainsi à organiser les choses de mieux en mieux.
Je vous conseille vivement de tenir un agenda électronique qui peut s’afficher sur plusieurs écrans : ordinateur, tablette, smartphone, télévision connectée.
Ensuite, si vous prenez le temps de réfléchir sur l’ensemble des activités que vous menez pendant un mois par exemple, vous pouvez créer votre propre “Work Breakdown Structure” (WBS) ou “Structure de Découpage du Projet”. Il est possible de créer plusieurs agendas et d’y affecter des couleurs suivant les “blocs” de tâches que vous accomplissez. Par exemple vous obtiendrez :
- ménage, courses
- réunions, rendez-vous
- communication & réseaux sociaux
- production, administration générale
2. Utilisez le bloc d’espace-temps “utile”
Vous ne travaillez pas toujours à la même capacité ni au même rendement. Vous avez des “hauts” et des “bas” comme tout le monde. Nous sommes tous sujets aux influences extérieures qui affectent aussi notre travail et notre capacité à gérer nos émotions. Tenir un agenda permet de rationaliser la gestion du temps. Après avoir effectué le prévisionnel de votre emploi du temps pour les semaines à venir, forcez-vous systématiquement, tous les jours, à faire l’historique de ce qui s’est réellement passé : vous avez passé plus ou moins de temps à une tâche, consignez-le dans votre agenda. C’est votre mémoire écrite qui vous permet de comparer le prévisionnel à la réalité et à prendre des mesures correctives pour mieux vous organiser.
Vous arriverez ainsi à déterminer ce que j’appelle le bloc d’espace-temps “utile”, c’est-à-dire le couple (lieu, durée) optimal pour chaque type de tâche de votre WBS personnel.
Conclusion
Pour gérer votre temps, anticiper et mesurer vos blocs “utiles” de tâches utilisez intelligemment votre agenda, conformément à ce qui s’est réellement passé. aVous vous verrez à l’œuvre, comprendrez votre fonctionnement et optimiserez vos efforts dans le temps pour atteindre vos objectifs. Vous améliorerez ainsi votre gestion du temps.
