Comment préparer sa journée de travail professionnel ?

Il est probable que votre gestion du temps laisse à désirer si vous êtes souvent débordé au travail et que vous travaillez de longues heures sans obtenir les résultats escomptés.

 La bonne nouvelle est que vous pouvez facilement organiser votre journée et reprendre immédiatement votre cours initial.

 Les comportements que vous pouvez adopter pour organiser votre journée et augmenter votre productivité sont énumérés ci-dessous.

1. Commencez tôt !

Richard Whately a dit un jour : “Perdez une heure le matin, et vous passerez toute la journée à la chercher”.

 Vous courez le risque de vous précipiter ou de prendre du retard si vous commencez tard. Les deux sont mauvais pour votre journée de travail et pour vous.

 Planifiez votre journée de manière à prendre de l’avance sur la circulation, à avoir le temps de lire les nouvelles ou à vous arrêter pour prendre un café avant de commencer.

 Installez tous les outils dont vous aurez besoin, y compris votre ordinateur, votre télécopieur, votre imprimante et vos logiciels, pour effectuer vos tâches quotidiennes.

 2. Réfléchissez

En incluant la méditation dans votre pratique matinale, vous pouvez mieux planifier votre journée et :

 vous équiper pour faire face aux imprévus de la journée en affrontant la nouvelle journée de manière calme.

Commencez prudemment si vous êtes novice en matière de méditation.

 La régularité plutôt que l’intensité est la clé de la formation d’une nouvelle habitude.

 Vous pouvez commencer par fermer les yeux et vous asseoir tranquillement pendant quelques minutes en vous concentrant sur votre respiration.

 3. Établissez et maintenez des objectifs quotidiens.

“Chercher à atteindre des objectifs réalisables est le chemin du bonheur”.

 Vous décidez de ce que vous voulez atteindre dans un certain laps de temps en vous fixant régulièrement des objectifs. Vous planifiez ensuite votre journée (ou les étapes nécessaires) pour les accomplir.

 Fixer des objectifs atteignables pour votre journée vous permettra de rester motivé, de répartir efficacement votre temps et vos ressources et de renforcer votre confiance en vous.

 4. Planifiez votre journée la veille

“Passez du temps à gérer votre temps”.

 Nous avons tous tendance à penser que planifier, c’est “perdre” du temps.

 Pourtant, organiser et planifier votre journée vous fera gagner du temps.

 Vous serez beaucoup plus concentré et moins anxieux si vous savez déjà comment votre journée se déroulera le lendemain.

5. Commencez votre journée par la tâche la plus importante.

Si vous n’avez pas terminé les trois choses les plus cruciales pour votre réussite, il est inutile de terminer 57 tâches insignifiantes.

 Choisissez trois de vos activités les plus cruciales à terminer aujourd’hui au lieu d’essayer de tout faire.

 Le travail que vous souhaitez ou devez terminer aujourd’hui est le plus important. Si vous attendez pour le faire, vous serez occupé et hors du temps.

 Vos responsabilités les plus cruciales sont adaptables et changeantes. Vous pouvez décider de planifier votre journée autour de nouvelles tâches cruciales ou vous pouvez décider de ne pas y travailler et de les reporter à un autre jour.

 

6. Suivez la règle des 90 minutes.

Tom Gibson a dit : “Au lieu de penser à la productivité et à la production en termes linéaires, nous devons y penser en termes cycliques.”

 “Les “rythmes ultradiens” sont des cycles qui régissent le fonctionnement du corps humain (rythmes biologiques plus courts que 24 heures). Chacun de ces cycles comporte un pic pendant lequel le corps est le plus énergique et un creux pendant lequel le corps est le plus épuisé.

 Et le moment de la journée où vous êtes le plus actif est le matin.

 Consacrez les 90 premières minutes de votre journée à votre tâche la plus importante. Utilisez l’approche des 90 minutes en travaillant par sprints de 90 minutes et en prenant une pause de 20 à 30 minutes entre chaque afin de maximiser votre énergie pour le reste de la journée.

 

7. Limitez votre liste de tâches

Un propriétaire d’entreprise typique a un calendrier d’obligations bien rempli. En clair, il est impossible de répondre à toutes ces responsabilités quotidiennes, surtout lorsque vous devez déjà vous occuper de vos propres tâches les plus cruciales.

 Faire une courte liste de 1 à 3 choses que vous voulez vraiment faire est la clé pour planifier votre journée pour plus de productivité. Concentrez-vous plutôt sur les quelques tâches qui auront le plus grand impact sur votre vie, votre carrière et votre entreprise.

 8. Appliquez la règle de Pareto

Le principe de Pareto, parfois connu sous le nom de règle des 80/20, veut que la valeur d’une tâche ne soit déterminée que par 20 % de son travail.

 Déterminez les actions qui profiteront le plus à votre entreprise (et à votre vie !) et concentrez-y votre énergie pour planifier votre journée.

 En utilisant le principe de Pareto, vous découvrez que malgré une clientèle importante, 80 % de vos revenus proviennent de cinq clients seulement.

 Au lieu de passer tout votre temps à vous occuper de 25 clients, vous pouvez concentrer votre temps et vos efforts sur seulement cinq clients pour augmenter vos revenus (et être complètement débordé dans le processus).

9. Ne travaillez pas sur une tâche plus d’une fois 

Combien de fois avez-vous ouvert le même e-mail, l’avez fermé, puis l’avez rouvert plus tard ?

 Apprenez à terminer les tâches entrantes dès que possible, puis passez à autre chose.

 Si une nouvelle communication attire votre attention et n’est pas déjà sur votre liste de choses à accomplir aujourd’hui, vous devez l’assigner ou y répondre immédiatement, surtout si cela ne prend pas plus de cinq minutes.

 

10. Utilisez la règle des deux minutes

Faites tout de suite quelque chose qui prend moins de deux minutes à terminer. Ne laissez pas ces tâches rapides en suspens ou ne les mettez pas au bas de votre liste ; faites-les immédiatement.

 Faites-le en deux minutes. Vous pourriez être surpris par la quantité de choses que vous pouvez accomplir en un court laps de temps, comme ranger votre bureau ou écrire un e-mail.

 

11. Appliquez l’approche Eisenhower

“Les problèmes urgents et critiques auxquels je suis confronté sont de deux types différents. L’important n’est jamais urgent, et l’urgent n’est jamais important “Eisenhower, Dwight D.

 Même pour des tâches sans importance, lorsque les échéances approchent, de nombreux chefs d’entreprise deviennent anxieux. Par conséquent, il leur arrive de négliger des tâches essentielles à leur réussite et à leur croissance.

 La méthode Eisenhower cherche à diriger l’attention vers les tâches qui sont réellement essentielles plutôt que simplement urgentes.

 

12. Minimiser le changement de tâche

La majorité des gens portent plusieurs chapeaux chaque jour. En réalité, le problème n’est pas simplement de porter plusieurs casquettes, mais de s’efforcer de le faire simultanément.

 Réduisez le changement de tâches au cours de la journée pour améliorer la concentration.

 Dans la vie réelle, cela se traduit par ce qui suit :

 La concentration sur une seule tâche à la fois équivaut à la totalité de votre temps productif disponible.

Lorsque vous êtes multitâche, vous perdez 20% de votre temps à changer de contexte et 40% du temps productif de chaque tâche.

Trois tâches simultanées occupent 20 % de votre temps productif, tandis que le changement de contexte en occupe 40 %.

13. Condensez vos e-mails.

Le simple fait de vous limiter à 4 ou 5 phrases par e-mail peut faire une grande différence si l’envoi d’e-mails occupe une grande partie de votre journée.

 Tout d’abord, cela réduira considérablement le temps nécessaire pour composer et répondre aux e-mails.

 Ensuite, vous passerez moins de temps à lire les e-mails car il vous faudra moins de temps pour y répondre.

 L’envoi d’e-mails de plus de cinq phrases n’est jamais une bonne idée. Votre nombre de mots doit être égal au nombre de mots que vous estimez que votre message doit contenir, divisé par deux.

 

14. Évitez les réunions inutiles

Les réunions peuvent être cruciales pour fixer des objectifs et créer une vision de l’avenir. Si l’on n’y prend garde, elles se compliquent et prennent du temps sans produire de résultats significatifs.

 Pour une journée de travail efficace, il faut supprimer les réunions inutiles. Il est préférable de diviser une réunion qui prend du temps en deux parties ou plus si elle est importante.

 De plus, évitez de fixer la réunion à 16 heures. Après 16 heures, la majorité des employés quittent mentalement l’entreprise !

 

15. Apprenez à déléguer

 Apprenez à faire confiance à votre personnel. Il devient plus simple de planifier les tâches que vous ne pouvez pas déléguer lorsque vous apprenez à déléguer davantage.

 C’est aussi une excellente façon de donner aux membres de votre personnel la chance d’améliorer leurs connaissances, leurs capacités de leadership et leur confiance en eux.

 

16. Procrastinez quand c’est possible

Pensez-vous que la procrastination vous empêche d’atteindre vos objectifs ? Selon les statistiques, 95 % des gens remettent occasionnellement des choses au lendemain.

 En fait, il est préférable de faire une pause et de reprendre son travail plus tard plutôt que de passer d’innombrables heures à essayer d’accomplir une tâche que l’on ne veut pas faire.

 Le secret est de travailler efficacement, c’est-à-dire de travailler plus rapidement et de produire un travail de qualité sans y consacrer beaucoup de temps.

 La procrastination peut réellement passer de ce que beaucoup d’entre nous considèrent comme une mauvaise habitude à un puissant outil de productivité grâce à une approche plus acceptable et plus ciblée.

 

17. Faites des pauses 

Vous devez alterner entre travail et repos pour rester productif. Le stress, l’anxiété et la tristesse peuvent résulter d’un travail acharné pendant de longues périodes avec peu de bonnes pauses.

 Par conséquent, n’oubliez pas de considérer quand et combien de temps prendre une pause lorsque vous organisez votre journée. Ne lésinez pas sur les temps d’arrêt ; il est essentiel pour faire votre meilleur travail d’avoir le temps de vous détendre et de respirer.

 

18. Mesurez votre productivité

Vous pouvez évaluer votre productivité en mesurant la façon dont vous gérez votre journée.

 Vous ne saurez pas où vous devez vous améliorer si vous ne savez pas à quel point vous êtes efficace en ce moment. En fait, vous ne saurez même pas en quoi consiste le progrès.

 Il existe de nombreuses façons d’évaluer votre productivité, mais un bon point de départ consiste à utiliser ces mesures à facteur unique :

 Durée moyenne des tâches/total des heures utilisées ; Total des heures travaillées/total des heures budgétées ; Total des heures disponibles/temps actif travaillé ; Nombre de tâches achevées/total des heures passées ; Temps passé par projet/profit réalisé.

 

19. Ne vous surchargez pas

Le travail ne doit pas nécessairement être ennuyeux ou prendre huit heures à terminer. Il peut être agréable et se faire par poussées d’activité.

 Les entrepreneurs ont tendance à se surengager et à sous-estimer leurs capacités.

 Prenez l’habitude de planifier votre journée autour de deux ou trois tâches essentielles à accomplir, puis réservez du temps pour vous reposer et vous détendre.

 

20. Faites souvent de l’exercice

Il est bien connu que l’exercice physique est bon pour le corps, mais il est également bon pour le cerveau.

 Prévoyez un peu d’exercice dans votre journée de travail. C’est une bonne méthode pour :

 Augmenter votre capacité d’apprentissage, aiguiser votre mémoire et améliorer votre concentration.

En plus d’améliorer l’humeur et de réduire le stress et l’anxiété, l’exercice augmente la productivité.

21. Réduisez au minimum les distractions extérieures.

Les distractions peuvent être internes ou externes. Les distractions internes comprennent Facebook, les textos, les courriels personnels et la navigation sur Internet. Les distractions externes comprennent les appels téléphoniques bruyants dans un espace de travail ouvert.

 Si l’une ou plusieurs de ces distractions vous font souvent perdre votre concentration au travail, vous pouvez

 Activer le mode avion sur votre téléphone, Utiliser un programme de blocage de sites Web, mettre des écouteurs anti-bruit ou écouter de la musique, faire des pauses.

 

22. Ayez toujours un plan B

Votre journée a été planifiée jusqu’à ce qu’un événement imprévu se produise. Vous n’avez pas su l’anticiper. Il arrive que les plans ne se réalisent pas.

 Dès lors, que faites-vous si cela vous arrive ? Pouvez-vous passer à votre plan de secours pour pouvoir faire face à l’urgence ?

 En anticipant le pire dès le départ, vous pouvez réagir immédiatement. Tout se résume à être capable de s’adapter lorsque l’inattendu se produit. Soyez prêt à explorer différentes options et à trouver des idées originales.

 

23. Terminez la journée de travail sur une note positive.

“La façon dont vous terminez la journée est importante car elle affecte grandement la façon dont vous commencez la journée suivante.” Lindsay Taylor

 De plus, le fait de se sentir accompli à la fin de la journée vous évite de traîner le stress lié au travail à la maison.

 Néanmoins, la façon dont chaque individu termine sa journée de travail de manière productive varie. Voici quelques idées :

  • Nettoyez votre espace de travail.
  • Repensez à votre journée et dressez une liste de vos réussites.
  • Saluez votre groupe.
  • Terminez en exprimant votre gratitude à un travailleur qui s’est surpassé.
  • Arrivez à l’heure au travail.

 

24. Détendez-vous sur le chemin du retour

La meilleure chose à faire après avoir quitté le travail est de se détendre.

 Même si vous êtes tenté de continuer à travailler, vous devriez profiter de cette occasion pour vous détendre et refaire le plein d’énergie afin de pouvoir donner le meilleur de vous-même le lendemain.

 En outre, cela vous donne l’occasion de passer du temps de qualité avec vos proches.

 

25. Faites quelque chose que vous aimez

Vous oubliez parfois de faire une pause et de profiter de la vie à cause de toutes les obligations professionnelles que vous devez gérer.

 La soirée est un moment fantastique pour vous adonner à vos activités préférées. Planifiez votre journée en incluant quelque chose que vous aimez faire chaque jour, qu’il s’agisse de lire, de faire de l’exercice ou de passer du temps avec des amis.

 Vous pourrez ainsi maintenir un bon équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.

 Trouver votre coin de paradis vous permettra non seulement de vous sentir mieux, mais aussi d’améliorer votre motivation, votre productivité et votre santé générale.

 

26. Préparez-vous pour demain

La veille au soir, écrivez vos tâches les plus importantes pour libérer votre subconscient et arrêter de stresser parce que vous n’êtes pas prêt. James Selk

 Pour savoir ce qui est prévu, regardez votre calendrier. L’avantage le plus essentiel de la préparation est qu’elle vous permet de vous fixer des buts et des objectifs. Vous pouvez également l’utiliser pour organiser vos tâches quotidiennes en listes de priorités.

 Planifiez votre journée pour être plus productif.

 Une journée planifiée sera plus productive. Il ne s’agit pas d’accomplir un tas de choses qui rendront votre journée entière utile. Il s’agit plutôt d’accomplir les tâches les plus cruciales ainsi que tout le reste.

 Vous pouvez stimuler votre productivité quotidienne et vous assurer d’obtenir des résultats solides en prenant quelques minutes chaque jour pour planifier.

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